Implantación del sistema de calidad en la empresa

Noticia/Opinión / 21 enero 2002 / Fuente Fundación Latinoamericana para la Calidad – FLC – ( www.calidad.org ) / Por Héctor Ochoa – ochoaguzman@hotmail.com (Mitsubishi Electric Corporation) 

2.3 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD EN LA EMPRESA

2.3.1 Resistencia al cambio

Una vez establecidos los componentes básicos y los pilares de un Sistema de Aseguramiento de calidad, continúa el proceso que quizás sea el mas complejo; la asimilación del trabajador hacia el nuevo sistema.
Los cambios también deben ser establecidos y considerados durante la planeación, una vez rota la barrera de la resistencia al cambio, el compromiso debe reforzarse mediante la constante comunicación hacia el personal por parte de los directivos y mostrar el avance de la meta fijada.

Los métodos tradicionales de trabajo representan una forma de vida, una manera de hacer las cosas, esto no implica que se hagan mal, si no por el contrario se entiende que se hacen lo mejor posible, ya que así es como se ha venido trabajando durante muchos años. Para esto se debe de atacar con entrenamiento, educación y motivación para el trabajador (5´s), para lo cual la inversión es retribuible para el empresario a corto plazo (esto también se toma en consideración durante la planeación estratégica).

Para la implantación efectiva de un sistema de calidad se deben visualizar 3 etapas principales, durante el tiempo, como lo muestra la siguiente tabla:

2.3.2 Etapa de implementación.- El tiempo de duración en esta etapa esta en función de las necesidades de la empresa por certificarse.

a) Inicio del Sistema. En este periodo se deben de analizar cuales serán los documentos a realizarse, quien los hará, cuantos serán, además se deben definir formatos y la estructura que estos llevaran.

b) Auditorias Internas y Preauditoria de Certificación. Antes de una Preauditoria de certificación se debe de realizar por lo menos una Auditoria Interna, para corregir, modificar o reestructurar el sistema y estar preparados para la Preauditoria, pero sobre todo cumplir con lo requerido por el estándar, el cual requiere que un sistema de calidad debe de estar implantado y mantenido por un tiempo mínimo de 3 meses. Una Preauditoria de certificación es recomendable realizarla para analizar en que grado se encuentra implantado el sistema.

c) Auditoria de Certificación. La auditoria de certificación la lleva acabo una organización autorizada por un comité internacional, que mantiene el registro de todas las empresas que se certifican. Este proceso de certificación y el tiempo de auditoria varia en función del tamaño y giro de la empresa en la cual se procura auditar todos los elementos de la norma.

d) Acciones Correctivas. Una vez realizada la auditoria de certificación se deberán contestar las no conformidades resultantes de esta en un plazo no mayor a 30 días, para lo cual se deben analizar las causas potenciales y determinar la causa, para eliminar el problema de raíz (es recomendable utilizar herramientas adecuadas para el análisis de problemas).

e) Auditorias de Seguimiento. Las auditorias de seguimiento se realizan por lo menos una vez al año, esto con la finalidad de determinar el grado de conformidad que guarda el sistema de calidad y el grado de implantación y mejora dentro de la empresa.

Previo a la (s) auditoria(s) de seguimiento se deben realizar auditorias internas, para determinar las áreas de oportunidad y mejora, así como el seguimiento o verificación del grado de cumplimiento de los requisitos del estándar con las especificaciones solicitadas o pactadas con el cliente.

2.3.3 Etapa de Madurez. Al igual que la etapa de implementación, en esta etapa se le debe de dar un tiempo al sistema antes de hacerle mejoras o cambios, lo principal es mantener funcionando el sistema.

Para lograr la madurez del sistema de calidad en la empresa se estableció un programa de capacitación a todo el personal (el cual debe ser adecuado conforme las necesidades de cada empresa)y la implementación de la herramienta técnica 5´S (capitulo 3)

Es responsabilidad de la empresa y trabajadores organizar, mantener y mejorar permanentemente los lugares de trabajo, como una forma de dar a cada persona un sitio adecuado para su labor y lograr por este medio los índices de calidad y productividad que se requieren para sobrevivir en un medio de alta competitividad como el actual.

2.3.4 Etapas de mejora o implementación.

El sistema de calidad tiene variantes durante el tiempo, que deben de verificarse periódicamente para poder determinar los puntos débiles y reforzarlos. La mejora o implementación de un sistema de calidad eficiente se realiza a través de cinco pasos progresivos:

PASO 1.- Identificación o revisión de los lineamientos estratégicos

– Establecimiento de las necesidades, compromisos y oportunidades a nivel dirección

– Establecimiento de políticas y objetivos de calidad

– Creación de la infraestructura necesaria para asegurar la implantación del sistema

– Asignación de responsables

PASO 2.- Despliegue del proceso entrenamiento y capacitación.

– Inducir a los involucrados en el proceso

– Establecimiento de talleres de mejora, Kaizen, 5´s, Gemba Kanri, 7 herramientas básicas, estandarización, eliminación de desperdicios, entre otras.

PASO 3.- Implantación del sistema de programa piloto en piso

– Aplicación de los talleres en las áreas productivas

– Ejecución de los talleres

– Análisis de resultados contra metas establecidas

– Integrar informes y documentar

PASO 4.-Verificación de resultados de programas piloto, ajuste de metas, monitoreo y verificación del informe de resultados.

– Correcciones a los procesos establecidos y monitoreo del sistema

ETAPA 5.- Desarrollo del sistema

– Integración de información necesaria para la elaboración de áreas de oportunidad

– Elaboración del diagnostico del sistema contra la norma

– Implantación del Sistema de Aseguramiento de Calidad