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Gestión Documental mediante Software

BioCarburante (España) / Por Agustín Vivancos 

Gestión Documental mediante Software Cuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber: ¿Dónde está un informe que se necesita?, ¿dónde archivar un documento que se acaba de redactar? o ¿qué hacer con un correo electrónico en el que figura un pedido?.

También son cada vez más las entidades que se preguntan: ¿Se debe evitar duplicidades de documentos y el uso de versiones no actualizadas?, ¿se extravían documentos críticos o archivos?, ¿qué se puede hacer en cuanto a mejorar la eficacia de las búsquedas de documentos?, ¿qué documentación contiene información relevante para la empresa?, ¿qué hay que guardar y cómo hacerlo con seguridad?.

A la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, es decir, el capital intelectual de la organización. Resulta imprescindible actuar y hacerlo con celeridad.

En muchas ocasiones es necesario comenzar por llevar a cabo una auditoría de la información y del conocimiento en la organización. Además de reflejar los flujos de la documentación asociada a los procesos vitales, permite evidenciar aspectos como si hay la necesaria implicación de la dirección, si existe una cultura corporativa favorable o identificar necesidades de formación y de motivación del personal.

Es fundamental aplicar la norma ISO 15489 de Información y documentación. Gestión de documentos (generalidades y directrices) que propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continúa del sistema.

A partir de ahí está claro que hace falta una aplicación de gestión documental que permita asegurar que la información y el conocimiento corporativo se comparten. Una herramienta, que facilite que la información esté organizada y fluya convenientemente. Una tecnología para integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.

Dentro de este objetivo encontramos el ECM de Yerbabuena Software, basado en el software libre Nuxeo, y que es una aplicación muy potente para la gestión documental de una empresa.

Publicado en: Administración electrónica, Software

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